Как спланировать мероприятие: полное руководство по планированию мероприятия - О Киеве

Как спланировать мероприятие: полное руководство по планированию мероприятия

Не знаете, как спланировать мероприятие или ищите советы по планированию? Вы пришли в нужное место. Хотя мы не можем определить все детали, о которых вам нужно подумать, поскольку многое из этого будет зависеть от типа проводимого мероприятия, мы можем дать некоторые рекомендации, которые важно соблюдать для любого мероприятия.

Вот основные этапы проведения любого мероприятия:

  1. Разработайте цель и задачи вашего мероприятия.
  2. Организуйте команду.
  3. Установите бюджет.
  4. Создайте генеральный план мероприятия.
  5. Установите дату.
  6. Забронируйте место проведения (включает также охрану и сцену; посмотреть сцены и подиумы от TurboPR можно на сайте компании, а также узнать цены на них).
  7. Бренд вашего мероприятия.
  8. Определить и установить партнерство и спонсоров.
  9. Создать рекламный план.

Разберем первые основные этапы более детально.

Цель и задачи

Во-первых, спросите себя: почему вы организуете это мероприятие и чего вы надеетесь достичь? Если вы знаете основные цели своей организации до планирования, вы должны убедиться, что каждая часть вашего мероприятия оптимизирована для достижения успеха.

Организуйте команду

Любое событие требует согласованных командных усилий для контроля всех деталей. Подумайте над тем, чтобы определить одного ключевого менеджера или председателя мероприятия, а также отдельных председателей подкомитетов, таких как:

  • управление объектами;
  • компьютерная поддержка;
  • развлекательная программа;
  • PR;
  • спонсоры и т.д.

Назначение отдельных ролей членам команды создает систему подотчетности, а также предотвращает выпадение задач на второй план. Кроме того, это позволит вам делегировать полномочия, но не забывайте учитывать заседания комитета в графике вашего мероприятия!

Бюджет

Установление бюджета является одной из наиболее важных частей планирования. История знает много случаев, когда многие замечательные идеи отошли на второй план, потому что команда забыла принять во внимание свой бюджет, прежде чем начать планирование.

Некоторые из важнейших расходов, которые вы должны включить в свой бюджет:

  • Место проведения: эта стоимость должна охватывать аренду, а также любую страховку, которую вам необходимо приобрести.
  • Еда и напитки: говорит само за себя. Однако помните, что количество, которое вы можете себе позволить, может также определять количество билетов, что вы можете продать.
  • Развлечения: это можно расценивать так, как вам нужно – будь то выступающие, диджей или даже говорящий поросенок; убедитесь, что у вас есть простор для расходов на проезд и проживание, а также любая компенсация.
  • Персонал. эту категорию часто можно забыть, но она имеет ключевое значение для учета расходов на транспортировку и проживание вашего персонала, особенно если вы проводите мероприятие за чертой города.
  • Маркетинг: необходимо выбрать маркетинговую стратегию – через Facebook или с помощью «старой школы», расклеивая листовки по всему городу.
  • Программное обеспечение: если вы еще не платите за какое-либо программное обеспечение для управления событиями, рассмотрите возможность его включения в планирование мероприятий.
  • Аудио-видео: от проекторов до Wi-Fi и колонок, эта категория включает в себя широкий спектр расходов.
  • Разное: даже у самого хорошо спланированного мероприятия будут дополнительные расходы. Учет их в вашем бюджете гарантирует, что вы не будете застигнуты врасплох.

Даже если некоторые из этих пунктов еще не являются фиксированными по стоимости – например, если вы еще не выбрали место проведения – важно помнить о том максимуме, который вы можете себе позволить потратить, прежде чем принимать такие решения.





Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *